- Microsoft Access 2007 จัดเป็นโปรแกรมที่ใช้จัดการกับฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relation Database) มีการใช้งานง่าย มีความยืดหยุ่น เหมาะสำหรับการจัดเก็บข้อมูล การสืบค้นข้อมูล การคำนวณค่า การวิเคราะห์ข้อมูล และการจัดทำรายงานสรุป ตลอดจนนำมาใช้สร้างฐานข้อมูลเว็บแอพพลิเคชันร่วมกับภาษา ASP, PHP หรือ Visual Basic ได้
- ฐานข้อมูล (Database) คือการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ โดยใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วย ซึ่งสามารถเพิ่มข้อมูล ลบข้อมูล แก้ไขข้อมูล รวมทั้งการสืบค้นข้อมูล ตลอดจนนำข้อมูลไปวิเคราะห์ และนำเสนอในรูปแบบรายงานได้
- ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational Database) ประกอบด้วยตารางหลายๆ ตารางที่มีความเกี่ยวข้องและสัมพันธ์กัน
- องค์ประกอบของข้อมูลเชิงสัมพันธ์
o ข้อมูล (Data) และตาราง (Table) ข้อมูลก็คืออะไรที่อยู่รอบๆ ตัวเรา เมื่อมีแล้วจะต้องเอาข้อมูลไปใส่ตาราง
o ฟิลด์ (Field) คือข้อมูลในแต่ละคอลัมน์ (Column) ของตาราง โดยมีหน้าที่ในการจัดเก็บข้อมูลแบบเดียวกัน อาจเรียกฟิลด์ว่าเป็นคอลัมน์ก็ได้
o เรคคอร์ด (Record) คือกลุ่มข้อมูลแต่ละแถว (Row) ในตาราง ซึ่งเป็นกลุ่มข้อมูลของฟิลด์หลายๆ ฟิลด์ที่มีความสัมพันธ์กัน อาจเรียกเรคคอร์ดว่า แถวก็ได้
o เอนทิตี้ และแอททริบิวต์ (Entity & Attribute) เอนทิตี้ คือกลุ่มข้อมูลซึ่งเป็นชื่อของตาราง ส่วนแอททริบิวต์ ก็คือสมาชิกภายในเอนทิตี้
o ความสัมพันธ์ (Relationship) คือความสัมพันธ์ระหว่างตารางหรือเอนทิตี้ โดยมีข้อมูลที่มีลักษณะเหมือนกันหรือคล้ายกัน เป็นตัวเชื่อมโยงความสัมพันธ์
- ความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-หนึ่ง (One-to-One Relationship) เป็นความสัมพันธ์ที่ข้อมูล 1 เรคคอร์ดในตารางแรกสามารถจับคู่กับข้อมูลอีก 1 เรคคอร์ดในตารางที่สองได้เพียงเรคคอร์ดเดียวเท่านั้น
- ความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่ม (One-to-Many Relationship) เป็นความสัมพันธ์ที่ข้อมูล 1 เรคคอร์ดจากตารางหนึ่งสามารถจับคู่กับข้อมูลในอีกตารางหนึ่งได้มากกว่า 1 เรคคอร์ด
- ความสัมพันธ์แบบกลุ่ม-ต่อ-กลุ่ม (Many-to-Many Relationship) ความสัมพันธ์ที่หลายๆ เรคคอร์ดในตารางหนึ่งสามารถจับคู่กับหลายๆ เรคคอร์ดของอีกตารางหนึ่งได้
- Primary Key หรือ คีย์หลัก ทำหน้าที่เป็นตัวแทนของข้อมูลแต่ละเรคคอร์ด ในฟิลด์ต้องไม่ซ้ำกัน
- Secondary Key หรือ Index Key ทำหน้าที่ช่วยในการสืบค้นข้อมูล
- Candidate Key หรือ คีย์คู่แข่ง จะเกิดขึ้นในกรณีที่ตารางนั้นมีฟิลด์ที่เป็น Primary Key มากกว่า 1 ฟิลด์
- Compound Key หรือ คีย์ร่วม เป็นการนำฟิลด์ตั้งแต่ 2 ฟิลด์มาทำเป็นคีย์ เนื่องจากในบางตารางเราอาจไม่สามารถเลือกฟิลด์ใดๆ มาทำเป็น Primary key ได้เลย เพราะทุกๆ ฟิลด์จะมีข้อมูลซ้ำกัน และต้องใช้หลายๆ ฟิลด์ประกอบกัน
- Foreign Key เป็นคีย์ที่ทำหน้าที่อยู่ 2 ตาราง และทำหน้าที่เชื่อมโยงข้อมูลเข้าหากัน
ขั้นตอนการออกแบบฐานข้อมูล
1. กำหนดวัตถุประสงค์ในการออกแบบฐานข้อมูล
2. กำหนดขั้นตอนการทำงาน
3. การเก็บรวบรวมข้อมูล
4. การลดความซ้ำซ้อนด้วยการทำ Normalization
- First Normal Form : เซลล์ในตารางจะต้องเก็บค่าเพียงค่าเดียวเท่านั้น กล่าวคือทุกช่องในตารางจะต้องเติมข้อมูลเข้าไปในช่องที่ไม่มีข้อมูลให้ครบ คือต้องเติมข้อมูลในเซลล์ให้เต็ม ยกเว้นเซลล์ที่ต้องเป็นผลจากเซลล์อื่น เช่น ข้อมูลที่ได้จากการคำนวณ
- Second Normal Form : ต้องผ่าน First Normal Form มาก่อน และต้องมีคีย์หลัก (Primary Key) และฟิลด์อื่นๆที่ไม่ใช่คีย์หลัก จะต้องขึ้นกับคีย์หลักเท่านั้น ในกรณีที่ตารางมีคีย์ร่วม ฟิลด์อื่นๆจะต้องขึ้นกับคีย์ร่วมด้วย
- Third Normal Form : ต้องผ่าน Second Normal Form มาแล้ว และฟิลด์อื่นๆที่ไม่ใช่คีย์หลักจะต้องไม่ขึ้นต่อกัน อธิบายเพิ่มเติมคือ ฟิลด์อื่นที่ไม่ใช่คีย์หลักจะต้องขึ้นตรงต่อคีย์หลักเท่านั้น ไม่ขึ้นต่อกันเอง
5. กำหนดตารางที่ต้องใช้เก็บข้อมูล
6. กำหนดฟิลด์ ชนิดข้อมูล และคีย์ต่างๆ ในแต่ละตาราง
ชนิดข้อมูล (Data Type) ที่ใช้ใน Access มีอยู่ด้วยกันหลายประเภท ดังนี้
Text : ข้อมูลตัวเลข ตัวอักษร หรือผสมกันก็ได้ แต่ต้องไม่เกิน 255 ตัวอักษร
Memo : มีลักษณะคล้ายๆกับ Text แต่เก็บข้อมูลได้มากกว่า เช่น บันทึก
Number : เป็นข้อมูลตัวเลข สามารถนำไปใช้คำนวณได้
Byte : ตัวเลขจำนวนเต็มตั้งแต่ 0-255
Integer : จำนวนเต็ม -32,768 ถึง 32,767
Long Integer : จำนวนเต็ม -2,147,483,648 ถึง 2,147,483,647
Single : เก็บตัวเลขทศนิยมได้ถึง 7 ตำแหน่ง
Double : เก็บตัวเลขทศนิยมได้ถึง 15 ตำแหน่ง
Replication ID : ใช้ในกรณีรวม 2 ตารางเข้าด้วยกัน หรือใช้สำเนาตารางมากกว่า 1 สำเนา
Decimal : เก็บตัวเลขทศนิยม 28 ตำแหน่ง
Date/Time เป็นข้อมูลเกี่ยวกับวันและเวลา สามารถนำไปคำนวณช่วงเวลาได้อีก
Currency เป็นข้อมูลตัวเลขได้ไม่เกิน 15 ตำแหน่ง โดยแสดงข้อมูลในแบบสกุลเงิน และสามารถเก็บตัวเลขทศนิยมได้ไม่เกิน 4 ตำแหน่ง เช่น
AutoNumber เป็นข้อมูลตัวเลขที่ให้รันอัตโนมัติ และไม่มีทางซ้ำกัน เช่น ลำดับที่
Yes/No เป็นข้อมูลตรรกะ ซึ่งมีค่าได้ 2 ค่าเท่านั้น คือ Yes/No หรือ True/False หรือ On/Off
Ole Object เก็บข้อมูลอื่นๆ โดยมากเป็นไฟล์มัลติมีเดีย เช่น รูปภาพ, เสียง หรือวีดีโอ
Hyperlink เป็นข้อมูลที่สามารถลิงค์ไปยังข้อมูลอื่นๆ ได้ เช่น URL
Lookup Wizard เก็บข้อมูลที่เชื่อมโยงกับตาราง หรือแบบสอบถามในส่วนอื่น
7. กำหนดความสัมพันธ์ระหว่างตาราง
8. กำหนดฟังก์ชันการทำงานต่างๆ
สร้างฐานข้อมูลและ Table เพื่อเตรียมเก็บข้อมูล
-ไฟล์นามสกุลใน Access เวอร์ชั่น 2007 จะมีนามสกุลเป็น *.accdb โดยการสร้างฐานข้อมูลสร้างได้ 2 วิธี
1. สร้างจากฐานข้อมูลใหม่ (New Blank Database)
2. สร้างจากฐานข้อมูลแม่แบบ (Template Catagories)
- การสร้างตารางเพื่อเก็บข้อมูล
1. การสร้างด้วยมุมมองออกแบบ
2. การสร้างด้วยมุมมองแผ่นข้อมูล
3. การสร้างจากตารางแม่แบบ
4. การสร้างจากตารางข้อมูลที่เชื่อมโยงกับ SharePoint
5. การสร้างจาก Import Table
6. การสร้างจากการ Link Table
- การกำหนด Referential Integrity สามารถกำหนดได้เมื่อตารางและเขตข้อมูลเป็นไปตามเงื่อนไขต่อไปนี้
- เขตข้อมูลที่จับคู่กันจากตารางหนึ่งเป็นคีย์หลัก หรือมีดัชนีที่ไม่ซ้ำ
- เขตข้อมูลที่สัมพันธ์กันมีชนิดข้อมูลเดียวกัน ยกเว้น1. ชนิดข้อมูล AutoNumber สามารถมีความสัมพันธ์กับชนิดข้อมูล Number ที่เป็น Long Integer 2. ชนิดข้อมูลที่เป็น ReplicationID สามารถมีความสัมพันธ์กับชนิดข้อมูล Number ที่เป็น ReplicationID ได้ ตารางทั้งสองต้องอยู่ในฐานข้อมูลเดียวกัน
- Subdatasheet คือตารางย่อยที่มีความสัมพันธ์กับตารางหลัก สามารถเปิดดูได้ด้วยการนำเมาส์ไปคลิกที่เครื่องหมาย + เล็กๆ ที่อยู่ที่คอลัมน์แรกของตารางหลัก แล้วก็จะมีตารางอีกตารางแสดงออกมา
- ลดข้อผิดพลาดของข้อมูลด้วย Field Property
- การใช้ Format กำหนดรูปแบบ
- รูปแบบการป้อนข้อมูล (input mask)
- การกำหนดป้ายคำอธิบาย (Caption)
- การกำหนดค่าดีฟอลต์ (Default)
- Format สำหรับข้อมูลประเภท Date/Time
- Format สำหรับข้อมูลประเภท Yes/No
- การกำหนดรายการให้เลือกด้วย LookUp Wizard
- การกำหนดข้อความตรวจสอบ (Validation Text)
จัดการข้อมูลด้วย Query
- คิวรี เป็นการกรองข้อมูลที่ต้องการจากตาราง แสดงจากฐานข้อมูลที่มาข้อมูลจำนวนมาก นอกจากนี้ยังสามารถสร้างฟิลด์ใหม่ที่ได้จากการคำนวณอีกด้วย
ประเภทของคิวรี
1. คิวรีแบบใช้เลือกข้อมูล (Select Query) ใช้สำหรับการแสดงข้อมูล โดยดึงข้อมูลจากตารางเดียว หรือหลายตารางก็ได้ และแสดงผลลัพธ์ในแผ่นข้อมูล
2. คิวรีแบบตาราง (Crosstab Query) เป็นคิวรีที่ใช้สำหรับคำนวณและจัดโครงสร้างข้อมูลใหม่ เพื่อทำให้การวิเคราะห์ข้อมูลสะดวกขึ้น โดยสามารถนำมาใช้เปรียบเทียบและดูแนวโน้มของข้อมูลได้
3. คิวรีพารามิเตอร์ (Parameter Query) เป็นคิวรีที่มีการแสดงไดอะล็อกบ็อกซ์โต้ตอบโดยการใส่ค่าพารามิเตอร์เพื่อถามข้อมูลจากผู้ใช้งาน
4. คิวรีแอคชัน (Action Query) เป็นคิวรีที่ใช้สำหรับเปลี่ยนแปลงข้อมูลในฐานข้อมูล แบ่งได้ 4 ชนิด
- คิวรีแบบใช้สร้างตาราง (Make Table Query)
- คิวรีแบบใช้ลบข้อมูล (Deleate Query)
- คิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูล (Append Query)
- คิวรีแบบใช้ปรับปรุงข้อมูล (Update Query)
5. คิวรีแบบ SQL (SQL Query) เป็นคิวรีที่สร้างด้วยการใช้คำสั่งภาษา SQL (Structure Query Language) เช่น SELECT, INSERT INTO, UPDATE หรือ DELETE
การสร้างคิวรีโดยใช้ตัวช่วยสร้าง (Query Wizard) สามารถทำได้หลายรูปแบบ ดังนี้
1. ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามอย่างง่าย (Simple Query Wizard)
2. ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามแบบตาราง
3. ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามเพื่อค้นหารายการที่ซ้ำ
4. ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามการค้นหาข้อมูลที่ไม่ตรงกัน
การสร้างคิวรีในมุมมองออกแบบ ดีกว่าแบบ Query Wizard ในแง่ที่สามารถกำหนดรายละเอียดที่ต้องการ เพื่อกำหนดเงื่อนไขต่างๆ และเลือกข้อมูลให้เหมาะสมกับการใช้งานได้
ส่วนประกอบของคิวรี โดยมุมมองออกแบบคิวรี แบ่งออกได้ 2 ส่วนคือ
1. Table/Query Entry Pane เป็นส่วนสำหรับแสดงชื่อตารางหรือคิวรีที่ต้องการเลือกข้อมูล โดยฟิลด์ที่ถูกเลือกจะแสดงเป็นตัวเข้ม
2. QBE Grid เป็นส่วนสำหรับกำหนดรายละเอียดให้กับคิวรีว่าเลือกข้อมูลใดบ้าง และมีเงื่อนไขของข้อมูลแบบใด
- การเปลี่ยนรูปแบบและอักษรใน QBE Grid
- การบันทึกคิวรี
- การกำหนดฟิลด์ที่ต้องการแสดงในคิวรี (กำหนดในช่องแสดง ในมุมมองออกแบบ)
- การกำหนดเงื่อนไขเพื่อค้นหาข้อมูล (กำหนดในช่องเกณฑ์ ในมุมมองออกแบบ)
o ตัวดำเนินการในการเปรียบเทียบข้อมูล
o ตัวดำเนินการในการคำนวณ
o ตัวดำเนินการทางตรรกะ : And, Or, Not
o ตัวดำเนินการในการเลือกข้อมูลไม่สามารถจัดเป็นกลุ่ม : Like, Not Like, Between and , IN, DISTINCT, IS NULL, IS NULL
- การสร้างฟิลด์ใหม่จากการรวมฟิลด์ : การสร้างต้องอยู่ภายในเครื่องหมาย [ ] เสมอ และใช้เครื่องหมาย & เป็นตัวเชื่อมระหว่างฟิลด์ และถ้าต้องการเว้นช่องว่างให้แทนด้วยเครื่องหมาย “ “
- ฟังก์ชันใน Query(เพิ่มในมุมมองออกแบบ) : Sum, Avg, Min, Max, Count, StDev, Var
- การสร้างสูตรคำนวณข้อมูลโดยใช้ Expression Builder คือนอกจากใช้คิวรีค้นหาข้อมูลแล้ว ยังสามารถสร้างฟิลด์ใหม่ขึ้นมาเพื่อใช้คำนวณค่าต่างๆ โดยจะพิมพ์ไว้ในช่อง Field หากต้องการอ้างถึงข้อมูลในฟิลด์ใดต้องใส่ชื่อฟิลด์อยู่ในเครื่องหมาย [ ] หากข้อมูลที่อ้างอิงมาจากหลายตารางต้องระบุชื่อตารางด้วย เช่น [tblOrderDetail]![SalePrice] โดยจะสร้างนิพจน์ในไดอะล็อกบ็อกกซ์ ตัวสร้างนิพจน์
- การกำหนดเงื่อนไขด้วยวันที่ (กำหนดในช่องเกณฑ์ ของมุมมองออกแบบ)
- การสร้างพารามิเตอร์ของคิวรี จะช่วยทำให้ดึงข้อมูลที่ต้องการได้โดยง่าย ด้วยการแสดงไดอะล็อกบ็อกซ์เพื่อให้ใส่ข้อมูลเข้าไป แล้วแสดงผลของการคิวรีออกมาตามเงื่อนไขที่กำหนด โดยสร้างไว้ในช่อง เกณฑ์ ในเครื่องหมาย [ ] เช่น พิมพ์ในช่องเกณฑ์คำว่า Between [ ] And [ ] โดยการล้อมรอบคำสั่งด้วยเครื่องหมายวงเล็บสี่เหลี่ยมเป็นการบอกให้ Access แสดงคำสั่งในไดอะล็อกบ็อกซ์
การสร้างคิวรีแอกชัน (Action Query) ต่างกับคิวรีธรรมดาเป็นอย่างมาก เพราะเป็นการเปลี่ยนหรือลบข้อมูลในตาราง มี 4 ชนิด
o Append Query สร้างขึ้นเพื่อนำข้อมูลที่เลือกไว้ไปต่อท้ายตารางข้อมูลเดิม
o Make-Table Query ใช้สร้างตารางใหม่จากกลุ่มของเรคคอร์ดในตารางอื่น
o Update Query ใช้ในการเปลี่ยนข้อมูลตามกลุ่มของเรคคอร์ด
o Delete Query ใช้เพื่อลบเรคคอร์ดของข้อมูลในตาราง
การสร้างและบันทึกข้อมูลผ่าน Form
สามารถแบ่งประเภทของฟอร์มออกได้เป็น 6 ชนิด คือ
1. ฟอร์มสำหรับป้อนข้อมูล (Data Entry Form) โดยแบ่งเป็น 2 รูปแบบ ดังนี้ 1.1 ฟอร์มแบบคอลัมน์ 1.2 ฟอร์มแบบตาราง
2. ฟอร์มแบบกำหนดเอง (Modal Form หรือ Dialog Box)
3. ฟอร์มแบบแผ่นตารางข้อมูล (Datasheet Form) เป็นฟอร์มแสดงทุกเรคคอร์ดในลักษณะแผ่นตาราง นิยมใช้เป็นฟอร์มย่อย (Sub form)
4. Main / Sub Forms เป็นการแสดงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันหลายๆ ฟอร์มในฟอร์มเดียว
5. Pivot Table Forms
6. Pivot Chart Forms
มุมมองของฟอร์ม ประกอบด้วย 3 มุมมอง คือ
1. มุมมองเค้าโครง (Layout View)
2. มุมมองออกแบบ (Design View)
3. มุมมองฟอร์ม (Form View)
การสร้างฟอร์มด้วยเครื่องมือช่วยสร้างฟอร์ม มีวิธีสร้างด้วยกันหลายแบบดังนี้
1. การสร้างฟอร์มเดี่ยว (Form)
2. การสร้างฟอร์มแยก (Split Form)
3. การสร้างฟอร์มแบบหลายรายการ (Multiple items)
4. การสร้างฟอร์มเปล่า (Blank Form)
5. การสร้างฟอร์มแบบไดอะล็อกบ็อกซ์ (Modal Dialog Form)
6. การสร้างฟอร์มด้วยตัวช่วยสร้าง (Form Wizard)
การสร้างและตกแต่งฟอร์มในมุมมองออกแบบ
การสร้างฟอร์มขึ้นเองด้วยมุมมองออกแบบ (Form Design)
การเพิ่มหรือลบส่วนหัว/ส่วนท้ายของหน้า และฟอร์ม
การสลับเปลี่ยนมุมมองระหว่างมุมมองออกแบบและมุมมองฟอร์ม
การกำหนดคุณสมบัติของคอนโทรล (Property)
ใช้คอนโทรลแท็บ Controls เพื่อแบ่งการแสดงผลข้อมูลเป็นส่วนๆ
การใช้คอนโทรล Textbox เพื่อรับข้อมูล
การใช้คอนโทรล Checkbox เพื่อเลือกหลายตัวเลือก
การใช้คอนโทรล Attachment เพื่อแนบเอกสารต่างๆ
การใช้คอนโทรล Combo Box/ List Box เพื่อแสดงรายการให้เลือก
การเพิ่มหรือแก้ไขรายการใน Combo Box
การใช้คอนโทรล Button ในการสร้างปุ่มคำสั่ง
การใช้คอนโทรล Logo เพื่อแทรกโลโก้ในฟอร์ม
การใช้คอนโทรล ชื่อเรื่อง เพื่อแทรกชื่อเรื่องของฟอร์ม
การใช้คอนโทรล Date & Time ในการแทรกวันที่และเวลาในฟอร์ม
การใช้คอนโทรล Label เพื่อแสดงข้อความ
การใช้คอนโทรล Rectangle เพื่อสร้างกรอบรอบคอนโทรล
การใช้คอนโทรล Option Group ในการสร้างกลุ่มตัวเลือกรายการ
การเคลื่อนย้ายฟิลด์
การจัดระยะห่างระหว่างฟิลด์
การปรับขนาดฟิลด์
การกำหนดตำแหน่งการจัดการวางฟิลด์
การจัดลำดับการทำงานของฟิลด์ด้วยคำสั่ง Order
การเปลี่ยนชนิดคอนโทรล
การเปลี่ยนรูปแบบฟอร์มด้วยคำสั่ง AutoFormat
การสร้างฟอร์มย่อยในฟอร์มหลัก
โดยทั่วไปแล้วจะสร้างฟอร์มย่อยก็ต่อเมื่อข้อมูลมีความสัมพันธ์กันมากกว่า 1 ตัวในฟอร์มหลักและฟอร์มย่อย
- การสร้างฟอร์มย่อยโดยใช้ตัวช่วยสร้างฟอร์ม
- การสร้างฟอร์มย่อยด้วยการลากฟอร์มย่อยลงบนฟอร์มหลัก
- การสร้างฟอร์มย่อยด้วยการใช้คอนโทรล SubForm
- การสร้างฟอร์มที่มีสองฟอร์มย่อย
ลักษณะการทำงานคือ ฟอร์มหลักมีความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่มกับฟอร์มย่อยแรก ในขณะเดียวกันฟอร์มย่อยแรกก็มีความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่มกับฟอร์มย่อยที่สองเช่นกัน ซึ่งฟอร์มย่อยทั้งสองจะต้องถูกควบคุมโดยฟอร์มหลัก
- การสร้างฟอร์มย่อยที่มีฟอร์มย่อยซ้อนกัน
นำเสนอข้อมูลด้วย PivotTable และ PivotChart
วิเคราะห์ข้อมูลด้วย PivotTable
- แท็บคำสั่งเฉพาะ (Contextual) : ออกแบบ แท็บออกแบบของ PivotTable ในมุมมองออกแบบประกอบด้วยฟังก์ชันที่เกี่ยวข้องจำนวน 7 กลุ่ม
o กลุ่มคำสั่งมุมมอง
o กลุ่มคำสั่งแสดง/ซ่อน
o กลุ่มคำสั่งส่วนที่เลือก
o กลุ่มคำสั่งกรอง และเรียงลำดับ
o กลุ่มคำสั่งข้อมูล
o กลุ่มคำสั่งเขตข้อมูลที่ใช้งานอยู่
o กลุ่มคำสั่งเครื่องมือ
- พื้นที่การสร้าง PivotTable แบ่งได้ 5 เขตข้อมูล
o พื้นที่การกรอง
o พื้นที่คอลัมน์
o เขตข้อมูลแถวหรือเขตข้อมูล
o พื้นที่รายละเอียด
o รายการเขตข้อมูล
- 4 ขั้นตอนการสร้าง PivotTable อย่างง่าย
ขั้นตอนที่ 1 : เลือกแหล่งข้อมูล
ขั้นตอนที่ 2 : เลือกและจัดวางฟิลด์
ขั้นตอนที่ 3 : จัดการข้อมูลในตารางสรุปผล
- การแสดงรายละเอียดข้อมูล
- การซ่อนรายละเอียดข้อมูล
- ค้นหาข้อมูลด้วยตัวกรอง
- ย้ายตำแหน่งของฟิลด์
- ลบฟิลด์ออกจากตาราง
- จัดเรียงข้อมูลตามลำดับ
- หาผลรวมทั้งหมดของข้อมูล
- จัดกลุ่มข้อมูล
- นำ PivotTable ไปใช้ใน Excel
นำเสนอข้อมูลด้วย PivotChart สามารถสร้างง่ายๆ เพียง 4 ขั้นตอน
แท็บคำสั่งเฉพาะ (Contextual) : ออกแบบ สำหรับแท็บออกแบบของ PivotTable ในมุมมองออกแบบจะประกอบด้วยฟังก์ชันที่เกี่ยวข้องทั้งหมด 7 กลุ่ม
o กลุ่มคำสั่งมุมมอง
o กลุ่มคำสั่งแสดง/ซ่อน
o กลุ่มคำสั่งกรองและเรียงลำดับ
o กลุ่มคำสั่งข้อมูล
o กลุ่มคำสั่งเขตข้อมูลที่ใช้งานอยู่
o กลุ่มคำสั่งชนิด
o กลุ่มคำสั่งเครื่องมือ
- พื้นที่การสร้าง PivoteChart สามารถแบ่งออกได้ 5 เขตข้อมูล
o พื้นที่การกรอง
o พื้นที่ข้อมูล
o พื้นที่ประเภท
o พื้นที่ชุดข้อมูล
o รายการเขตข้อมูล
- รู้จักส่วนประกอบของ PivotChart
- 4 ขั้นตอนการสร้าง PivotChart อย่างง่าย
o ขั้นตอนที่ 1 : เลือกแหล่งข้อมูล
1. เลือกตารางหรือแบบสอบถามที่ต้องการนำมาสร้าง
2. ที่แท็บ สร้าง คลิกไอคอนคำสั่ง PivotChart เพื่อสร้าง PivotChart
3. จากนั้นจะได้โครงร่างของกราฟ PivotChart พร้อมกับไดอะล็อกบ็อกซ์ รายการเขตข้อมูลของแผนภูมิ เพื่อใช้สำหรับเติมฟิลด์ข้อมูลลงในกราฟ
o ขั้นตอนที่ 2 : เลือกประเภทและรูปแบบกราฟ
4. คลิกไอคอนคำสั่ง เปลี่ยนชนิดแผนภูมิ จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ คุณสมบัติ ขึ้นมาเพื่อเปลี่ยนประเภทและรูปแบบกราฟที่แสดงผล
5. คลิกเลือกรูปแบบ
o ขั้นตอนที่ 3 : เลือกและจัดวางฟิลด์
6. คลิกเม้าส์ค้างที่ฟิลด์ที่เลือกแล้วลากมาปล่อยเขตข้อมูลประเภทที่นี่
7. คลิกเม้าส์ค้างที่ฟิลด์ที่เลือกแล้วลากมาปล่อยเขตข้อมูลที่นี่
o ขั้นตอนที่ 4 : จัดเก็บข้อมูล PivotChart
- ปรับแต่งส่วนประกอบการแสดงกราฟ
- การใส่หัวเรื่องให้กับกราฟ
- การใส่ข้อความกำกับแกนกราฟ
- การแสดงค่ากำกับชุดข้อมูลในกราฟ
- ปรับเปลี่ยนรูปแบบของกราฟ
- เปลี่ยนสลับให้แสดงข้อมูลตามแถวหรือคอลัมน์
- เปลี่ยนสีพื้นหลังและเส้นขอบ
- เปลี่ยนสีแท่งกราฟ
- แสดงคำอธิบายแผนภูมิ
- สร้างกราฟแบ่งแยกชุดข้อมูล
- ปรับมุมมองกราฟ 3 มิติ
นำเสนอรายงานด้วย Report
ประเภทของรายงานแบ่งเป็น 3 ประเภท ดังนี้
ประเภทของรายงานแบ่งเป็น 3 ประเภท ดังนี้
1. รายงานแบบตาราง (Tabular Report)
2. รายงานแบบหลายคอลัมน์ (Columnar Report)
3. รายงานแบบป้ายชื่อ (Label Report)
มุมมองของรายงาน มี 4 รูปแบบด้วยกัน คือ
1. มุมมองรายงาน (Report View)
2. มุมมองแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ (Print Preview)
3. มุมมองเค้าโครง (Layout View)
4. มุมมองออกแบบ (Design View)
การสร้างรายงาน สร้างได้ 5 แบบ
1. การสร้างรายงานอย่างง่ายด้วยปุ่มคำสั่ง (Report)
2. การสร้างรายงานเปล่าในมุมมองเค้าโครง (Layout View)
3. การสร้างรายงานด้วยตัวช่วยสร้าง (Report Wizard)
4. การสร้างรายงานแบบเลเบล (Label)
5. การสร้างรายงานด้วยตัวเองในมุมมองออกแบบ (Design View)
การสร้างรายงานอย่างง่ายใน 4 ขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1 : การสร้างรายงานเปล่า
ขั้นตอนที่ 2 : การกำหนดแหล่งข้อมูล
ขั้นตอนที่ 3 : การกำหนดรายละเอียดของข้อมูลในแต่ละเซสชัน
ขั้นตอนที่ 4 : การจัดเก็บรายงาน
เทคนิคสร้างรายงานให้น่าสนใจ
- การใส่ Running Number
- สร้างแถวคำนวณผลลัพธ์อย่างรวดเร็ว
- การจัดกลุ่มและเรียงลำดับข้อมูล
- สร้างกราฟในรายงาน
การทำงานอัตโนมัติด้วย Macro
แมโคร (Macro) เป็นชุดคำสั่งที่ช่วยคอนโทรลต่างๆ ตามเงื่อนไขที่กำหนด โดยจะถูกเก็บให้อยู่ในรูปแบบของชุดคำสั่งตามที่ตั้งชื่อไว้ ซึ่งสามารถเรียกขึ้นมาใช้ได้ตลอดเวลา ทั้งนี้เพื่อเป็นการลดขั้นตอนการทำงานที่ต้องทำซ้ำๆ เป็นประจำ และช่วยให้ทำงานกับโปรแกรมที่มีความซับซ้อนได้มาก ทำให้ผู้ใช้สามารถทำงานได้สะดวก ถึงแม้ว่าผู้ใช้จะไม่มีความรู้เกี่ยวกับ Access หรือ Macro เลยก็ตาม
ประเภทของแมโคร มี 2 ประเภท คือ
1. แมโครเดี่ยว (Standalone Macro) จะแสดงในหน้าต่างนำทาง
2. แมโครฝังตัว (Embedded Macro) จะถูกเก็บในคุณสมบัติเหตุการณ์ใดๆ ของฟอร์ม รายงาน หรือตัวควบคุม แมโครฝังตัวจะไม่สามารถมองเห็นได้ในบานหน้าต่างนำทาง
ส่วนประกอบของหน้าต่างแมโคร ประกอบด้วย 3 ส่วนคือ
1. คอลัมน์ แอคชัน (Macro Action)
2. คอลัมน์ อาร์กิวเมนต์ (Argument)
3. คอลัมน์ ข้อคิดเห็น (Comment) นอกจากนี้ยังมีส่วนประกอบอีก 2 ส่วนที่ต้องคลิกไอคอนคำสั่งที่แท็บ ออกแบบ ก่อนจึงจะแสดงคอลัมน์ออกมา คือ
4. ชื่อแมโคร (Macro Name)
5. เงือนไข (Condition)
วิธีสร้าง Macro ใหม่ สามารถทำได้หลายวิธี ดังนี้
วิธีที่ 1 : ลากออบเจ็คต์มาวางในคอลัมน์แอคชัน
วิธีที่ 2 : คลิกคำสั่งแมโคร บนแท็บออกแบบ
วิธีที่ 3 : สร้างจากตัวสร้างแมโคร (Macro Buider)
- วิธีการแก้ไขแมโคร
- เรียกใช้งาน แมโคร
- เรียกใช้งานแมโครด้วยการแสดงทีละขั้น
ประเภทของแมโคร
ประเภทของแมโคร | แมโครแอคชัน |
1. การเปิดออบเจ็คต์และคอนโทรลต่างๆ | OpenForm OpenTable OpenQuery OpenReport |
2. การค้นหาและฟิลเตอร์ข้อมูล | FindNext FindRecord GoToControl GoToPage GoToRecord ApplyFilter |
3. การสั่งรันหรือหยุดแมโคร | RunCode RunCommand RunMacro StopAllMacros StopMacro SingleStep |
4. การควบคุมการทำงานของคอนโทรล | Hourglass Maximize MoveSize Rename RepaintObject Restore SelectObject SendObject |
5. การแสดงผลข้อมูล | OutputTo ShowAllRecords |
6. การสั่งทำงานกับเมนู | AddMenu SetMenuItem |
7. การแสดงข้อความเตือน | MsgBox Beep OnError ClearMacroError |
8. การสั่งปิดหรือยกเลิก | CancleEvent Close Quit |
รูปแบบการอ้างถึงแมโครเพื่อควบคุมการทำงาน มี 2 รูปแบบคือ
1. การอ้างอิงแมโครกับคอนโทรลหรือออบเจ็คต์
ส่วนมากมักใช้การตั้งค่าเพื่อใส่ค่าในฟิลด์นของฟอร์ม โดยสามารถอ้างอิงคอนโทรลหรือออบเจ็คต์ต่างๆ ได้โดยใช้รูปแบบที่เรียกว่า Formal Syntax ดังรูปแบบต่อไปนี้
[Form]![FormName]![ControlName]
2. การอ้างอิงแมโครกับ Event
เป็นการอ้างอิงแมโคร โดยใช้ชื่อกลุ่มแมโครและเชื่อมแมโคร ดังรูปแบบต่อไปนี้
[ชื่อกลุ่มแมโคร].[ชื่อแมโครในคอลัมน์ชื่อแมโคร]
สร้างแมโครแบบ Start Up
Start Up เป็นการสั่งโปรแกรมให้แสดงออบเจ็คต์ที่เราเลือกเมื่อเปิดใช้ฐานข้อมูลเป็นครั้งแรก ซึ่งสามารถสั่งงานแมโครให้เปิดหรือแสดงออบเจ็คต์ได้ โดยจะต้องสร้างแมโครขึ้นมาและกำหนดให้ชื่อ AutoExec เท่านั้น
สร้างแมโครโดยกำหนดเงื่อนไขควบคุม
เราสามารถกำหนดเงื่อนไขการทำงานของแอคชันให้ทำงานตามเงื่อนไขที่กำหนดเป็นจริง
สร้างแมโครแบบ AutoKeys
การประยุกต์การใช้งานแมโคร
- นำฟังก์ชัน InputBox มาใช้กับแมโคร โดยมีรูปแบบการใช้ฟังก์ชันคือ
InputBox (ข้อความอธิบาย, ชื่อไตเติล, ค่าดีฟอลต์ที่กำหนด)
ใช้แมโครตรวจสอบและป้องกันการป้อนข้อมูลซ้ำด้วยฟังก์ชัน Dcount
การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วย Module และ VBA (ส่วนใหญ่เราเรียนรู้จาก VB แล้ว)
Module เป็นส่วนที่ใช้เก็บโปรแกรม หรือฟังก์ชันการทำงานย่อยๆ ที่สร้างขึ้นเพื่อใช้งานเฉพาะอย่าง
การเรียกใช้งานโปรแกรม VBA บน Access : คลิกที่แท็บ สร้าง แล้วคลิกที่ แมโคร แล้วคลิกที่ โมดูล
การนำเข้าและส่งออกข้อมูล
การนำเข้าข้อมูล (Inport Database) กรณีข้อมูลถูกจัดเก็บไว้ในรูปแบบอื่นๆ ไม่ว่าจะเป็น Text File, Exel, dBase, Lotus หรือ Access ก็ตาม แล้วต้องการนำข้อมูลเหล่านี้มาจัดเก็บในฐานข้อมูล Access ที่สร้างขึ้นก็สามารถทำได้ ซึ่งการแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูลใน access จะไม่มีผลกระทบต่อข้อมูลตัวเดิม
การเชื่อมโยงข้อมูล (link Database) เป็นการดึงข้อมูลโดยตรงจากฐานข้อมูลในรูปแบบอื่นๆ มาใช้งานในโปรแกรม Access แต่ยังคงรูปแบบของข้อมูลเดิมไว้ ซึ่งเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลใดๆ ใน Access ข้อมูลในฐานข้อมูลที่นำเข้ามาก็จะถูกเปลี่ยนแปลงด้วย
- การนำเข้า/เชื่อมโยงจากฐานข้อมูล Access
- การนำเข้า/เชื่อมโยงจากไฟล์ Exel
- การนำเข้า/เชื่อมโยงจากเท็กซ์ไฟล์ เท็กซ์ไฟล์ที่สามารถใช้งานร่วมกับ Access ได้แต่ .txt , .csv , .asc และ .tab โดยเท็กซ์ไฟล์ที่จะนำเข้าหรือเชื่อมโยงนั้น จะต้องถูกจัดรูปแบบให้แบ่งข้อมูลเป็นคอลัมน์ได้ โดยมี 2 ชนิดคือ 1. แฟ้มที่ใช้ตัวคั่น เช่น ; , Tab หรือ ช่องว่าง 2. แฟ้มที่มีความกว้างคงที่
- นำเข้าไฟล์ ML มาใช้ในฐานข้อมูล Access
การส่งออกข้อมูล (Export)
เป็นการนำข้อมูลจากฐานข้อมูลของ Access ส่งไปยังโปรแกรมในรูปแบบอื่นๆ เช่น Exel, Access, RTF เป็นต้น การ Export ข้อมูลนั้นไม่ได้เป็นการเชื่อมโยงข้อมูลไปยังข้อมูลต้นฉบับ จึงไม่มีผลกระทบกับข้อมูลต้นฉบับใน Access ทั้งนี้ออบเจ็คต์ที่จะส่งออกข้อมูลได้นั้นขึ้นอยู่กับโปรแกรมที่ต้องการส่งออกข้อมูลด้วย
- ส่งข้อมูลจาก Access ไปยัง Excel ออบเจ็คต์ที่สามารถส่งออกข้อมูลได้ คือ ตาราง แบบสอบถาม และฟอร์ม
- การส่งออกข้อมูลไปยังฐานข้อมูล Access อื่น สามารถส่งออกได้ทั้งตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม รายงาน แมโคร หรือโมดูลก็ได้
- การส่งออกข้อมูลไปยังเท็กซ์ไฟล์ ซึ่งส่งออกได้ทั้งตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม และรายงาน และสามารถเลือกรูปแบบแฟ้มข้อความได้ว่าจะใช้ตัวคั่นหรือไม่
o ส่งออกข้อมูลพร้อมจัดรูปแบบและเค้าโครง
o ส่งออกข้อมูลแบบตัวคั่น
o ส่งออกข้อมูลแบบมีความกว้างคงที่
o ส่งออกข้อมูลไปยังเอกสาร Word
o ส่งออกข้อมูลเพื่อสร้างจดหมายเวียนด้วย Word
Access กับการใช้งานบนเว็บ
- ตั้งค่าสีของการเชื่อมโยง
- การสร้างฟิลด์ Hyperlink ใน Table (สร้างในชนิดข้อมูลในมุมมองออกแบบ)
- การแทรก Hyperlink ใน Form และ Report สามารถเชื่อมโยงได้ 2 แบบ คือ
o เชื่อมต่อกับออบเจ็คต์อื่นในฐานข้อมูล Access
o เชื่อมต่อกับเวปเพจที่ต้องการ
o เชื่อมโยงกับไฟล์อื่นๆ
- ส่งข้อมูลจาก Access ไปเป็นไฟล์ HTML สามารถส่งออกข้อมูลได้ทั้งตาราง แบบสอบถาม และฟอร์ม
- นำเข้า/เชื่อมโยงข้อมูลด้วยไฟล์ HTML
- นำเข้า/เชื่อมโยงข้อมูลจากโปรแกรมรับ-ส่งอีเมล (Outlook)
- การรวบรวมข้อมูลโดยใช้ข้อความอีเมล
- ทำงานกับไซต์ SharePoint
การจัดการฐานข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ
- กำหนดพาสเวิร์ดให้กับฐานข้อมูล
- เปิดใช้งานฐานข้อมูลที่ถูกกำหนดพาสเวิร์ด
- การบีบอัดขนาดฐานข้อมูล
- การสำรองฐานข้อมูล
- การกำหนดรายละเอียดของฐานข้อมูล
- การเพิ่มประสิทธิภาพของฐานข้อมูล
- การสร้างเอกสารประกอบฐานข้อมูล
- การแยกฐานข้อมูล
- สร้างความปลอดภัยด้วยไฟล์ .accde
- การใช้สวิตซ์บอร์ด
